さて本シリーズも3回目を迎えました。前回は「文書作成」について、お話を進めました。この段階になりますと、例えば2017年度に新規格への移行監査を控えた組織様は、「文書、手順書もまずは一通りメドもついたし、そろそろ仮運用に入ってみるか」という「トライアル」を検討されるフェーズに入る事と思います。
移行作業のフロー
しかしここで事務局の方々は「はたして、この方向性で進めてしまっていいのだろうか？」と、自問される事と思われます。あらためてQMS、EMSともに2015年版の規格要求事項を見直してみて、以下の点についてどうでしょう？1.
なるほど箇条4.1/4.2⇒6.1と言う流れは理解した。しかしこれらを実際に、事業プロセスの中の担当者や部門長レベルの運用にどのように反映し、落とし込んでいけばよいのだろうか？2.
また巷では「新規格ではトップマネジメントに要求される内容が強化された」と言われているが、移行監査におけるトップインタビューではどのように進められるのだろうか？経営者のコミットメントを実証するために、新たに実施しなければならない内容があるのだろうか？これらの内容を個別に考える前に、あらためて以下のような「全体系のフロー」を思い描き、検討されてはどうでしょうか。1回目にご紹介した「移行監査までの流れ」の内容をより詳細に、実際的に書き下したものになっています。
※IA：内部監査、MR：マネジメントレビューをそれぞれ示しています。
ここで特徴的なポイントは、以下２点です。
1.システム見直しの部分から、経営者の部分のサブフローが発生している
2.ギャップ分析が2回現れている
2つのポイント
まず１について。これは経営者のコミットメントとも密接に関連している、新しい要求事項の箇条4.1/4.2に関連する部分です。このサブフローの実施はハイレベルな経営層の関与が必須です。これを旧規格のQMS、EMS展開活動と比較した場合、2015年版新規格の特徴が出ている部分と言えます。組織の状況の理解、課題の決定、利害関係者の特定とそれらの期待の明確化、このあたりを組織なりにどのように落とし込んで行くか、しっかりと実施しておく必要があります。ISO31000の考え方等や一般的な分析手法(SWOT分析等)も大いに参考にして頂きたいのですが、専門的な分析手順が求められるのではない、と言う事は強く強調しておきます。
次に２について。
移行の検討段階で1回、ある程度実績ができたところで1回、というのはご理解頂けるところかと思います。1回目のギャップ分析は、改訂された手順書や文書全体を仮運用前に全体を確認し、「忘れ物」や「不整合」等がないか、確認する機会といえるでしょう。
2回目のギャップ分析は、経営者の部分のサブフロー部分も含めて運用し、一通り内部監査やマネジメントレビューを実施して2015年版の新要求事項全体系の確認をする、と言う内容になります。
これらのギャップ分析は、組織内部で実施されることでも十分ですし、外部の第3者による実施も可能です。このような事前見極め確認的な性格のものは、客観的な外部の視点を用いた方がその目的により即しているかもしれません。
今回のまとめ
組織によって移行計画は様々であると思いますが、第1回目に示した「移行監査までの流れ」をもう少し詳細に実際的に噛み砕いてみると、標準的なケースとして上記のようになるかと思います。これらの中から皆様にとって必要なもの、不要なものを適宜判断して頂きながら移行作業を進めて行かれるのがベストだと考えます。次回は上記の各段階で、弊社がどのようなサービスを準備しているか、少しご紹介させて頂きたく考えています。
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