さて本シリーズも2回目を迎えました。前回を引継ぎ今回は、「文書作成」について、お話を進めて行きたいと思います。
文書化した情報
2015年版では、品質マネジメントシステム(以降QMS)も環境マネジメントシステム(以降EMS)にも文書化関係の要求事項は、箇条7.5「文書化した情報」にまとめられています。この要求事項そのものは、QMS、EMS共に旧規格と同等です。ですのでこれまで使用してきた手順書、規程書類の管理運用手順は、殆どそのまま2015年版でも適用可能だと思われます。その中で箇条7.5.1のb)に注目してみましょう。「組織が決定した、文書化した情報」という内容があります。これは2015年版の要求事項の様々な部分に現れる「決定する事」、「明確にする事」と関連して考えると良いと思われます。例えば箇条4.1、4.2、また6.1の要求事項には「文書化された情報」とはうたわれていませんが、箇条9.3のマネジメントレビューでは、箇条4.1や4.2、6.1にて決定され、計画された内容を継続して確認する必要があります。このように「他の要求事項やマネジメント活動で必要」ならば、文書化しておく事が、QMS活動に役に立ちそうですね。
品質マニュアル
また品質マニュアルの設定についても、要求事項としてなくなりました(EMSは2004年版から既にマニュアル化の要求事項はありませんでした)。しかしこれまでの運用と実績からマニュアルを残す事を計画されている組織は多いようです。その方針に問題は全くありませんが、どのように改訂するか、編集するか、大変悩ましいようです。しかしQMSの94年版の内容を引きずるなどして文書体系が重たくなっていた組織には、軽量化のチャンスともいえます。2018年9月までの移行期限まで未だ時間はありますので、ここはじっくり腰をすえて考えてみても良いテーマか、とも思われます。文書化のポイント
QMSでもEMSでも新マニュアルは、箇条を新規格に合わせ全面改訂でもよいし、旧規格の箇条項毎に、新規格で追加された内容を適宜追加アドオンしても構いません。組織ごとにコストミニマムで対応可能な方法を採用すればよいでしょう。これらのポイントを検討する際にもやはり、前回ご紹介した「3つの明確化」がポイントになります。1. 従来の自分たちの手順と全く変らない部分
2. 従来の自分たちの手順と概ね同じだが、追加もしくは上乗せ内容になった部分
3. 全く新しい要求事項の部分
これらを効率よく整理して、新規格要求事項に合わせて、文書化を計画していく事が大切です。
第3回は、前回ご紹介した移行作業のフローについて焦点を当てたいと考えています。
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